Inleiding

Wanneer je gebruik maakt van de facturatiemodule zijn er verschillende manieren om facturen aan te maken. Onderstaand werken we deze stap voor stap voor je uit.

Als het goed is heb je inmiddels een factuur document aangeleverd als basis voor de facturatie, is er een e-mailsjabloon ingesteld voor het versturen van de facturen en zijn de organisaties voorzien van een facturatie e-mailadres. Ook is het belangrijk dat je bij de aangemaakte projecten tarieven hebt ingesteld.

Voordat je begint met factureren controleren we of de instellingen juist staan ingesteld voor het gebruik van de facturatiemodule. Deze bereik je door te navigeren naar Instellingen -> Facturatie

De instellingen van de facturatie bestaat uit 3 onderdelen:

1. Factuur document

Binnen dit onderdeel kun je kiezen welk document uit de documentsjablonen gebruikt moet worden om een factuur-document te maken. De documentsjablonen kun je terug vinden op de pagina Instellingen -> Documentsjablonen.

2. Declaratie naar factuur

In dit onderdeel geef je aan hoe de declaraties die je geselecteerd hebt, omgezet moeten worden naar een factuur.

3. Facturen versturen

In dit deel van de instellingen geef je aan hoe de klaargezette facturen verstuurd moeten worden. Het versturen van de facturen is een automatisch proces. Zorg er hier voor dat je het juiste verzend e-mailadres hebt ingesteld en het juiste mailsjabloon. Ook kun je een standaard ontvanger toevoegen welke bij elke mail zal worden toegevoegd.

Nu de instellingen juist staan ingesteld is het nog belangrijk om een handmatig dummy factuur aan te maken om de reeks factuurnummers mee te starten. Wil je bijvoorbeeld dat jouw factuurnummer reeks start met 2024001 dan is het belangrijk dat je een dummy factuur aanmaakt met factuurnummer 2024000. Deze stel je in op de status "Incompleet" om te voorkomen dat deze daadwerkelijk verstuurd wordt. Zodra je je eerste échte factuur hebt aangemaakt zal deze automatisch factuurnummer 2024001 krijgen en kun je de dummy factuur verwijderen.

Handmatig factuur aanmaken

Om handmatig een factuur aan te maken navigeer je naar de organisaties, kies je vervolgens de organisatie waaraan je wilt factureren en klik je op het tabblad "Facturatie". Hier kun je meteen een factuur aanmaken en een overzicht zien van eerder aangemaakte facturen voor deze organisatie.

Je kunt hier de status voor het factuur kiezen en posten gaan toevoegen. Let erop dat wanneer je de status laat staan op "Factuur nog niet verstuurd", het factuur automatisch verzonden zal worden na het opslaan zoals je eerder hebt ingesteld in de instellingen.

Declaraties factureren

Om declaraties te factureren navigeer je eerst naar Projecten -> Uren overzicht. Op deze pagina kun je vervolgens filteren op de declaraties die je wilt factureren. Je kunt hier zoekvelden gebruiken zoals "Declaratie in periode x (periode geleden)" om declaraties van een bepaalde periode geleden op te zoeken of het zoekveld "Declaratie bevat factuur" om op te zoeken welke declaraties wel of juist niet zijn gefactureerd.

Wanneer je de declaraties hebt gevonden die je wilt factureren kun je deze selecteren. Middels de knop "Selectie bewerken" kun je vervolgens kiezen om een week of maandfactuur te maken. Wanneer je kiest voor een maandfactuur dien je ook aan te geven om welke maand dit dan gaat.

Wanneer je de knop hebt ingedrukt is de rest van het proces automatisch zoals je eerder hebt ingesteld. Onder de kolom "Te factureren" verschijnt een zandloper welke aangeeft dat dit factuur wordt aangemaakt. Wanneer dit is afgerond kun je het factuur terugvinden bij de organisatie, op het facturatieoverzicht en zul je in de geplande mails terugzien dat de mail met het factuur gepland staat om te verzenden.