Inleiding
Bij het versturen van een privacyverklaring is het nodig een sjabloon te gebruiken.
Dit sjabloon maak je aan om een nette mail te versturen met de link naar de privacyverklaring.
Stappen
- Klik op 'Sjablonen bewerken', in het email drop down menu.
- Schrijf het verzoek tot tekenen die met de privacyverklaring word meegestuurd.
Hierna klik je op de groene plus om een menu met verwijzingen te openen.
- In het menu klik je op 'Ontvanger'.
In deze lijst vind je de link naar de privacyverklaring.
- Vervolgens selecteer je 'Link naar privacy formulier'.
Kies welk privacy formulier je wil gebruiken.
- Een verwijzing naar de privacyverklaring is nu toegevoegd aan het sjabloon.
Hierna klik je op 'Opslaan'.
- Nu gaan we de automatisch te versturen tekenverzoeken instellen.
Rechtsboven in het scherm klik je op het 'Tandwieltje'.
- Vervolgens klik je op 'Privacy'.
- Open de 'Instellingen' naast de knop 'Privacyverklaring'.
- Vink aan 'Toon status op dashboard'
Op de kandidatendossiers komt de status van de privacyverklaring te staan. - Selecteer het sjabloon voor 'Mailsjabloon (eerste akkoord mail naar relatie) *'
Dit is het eerste tekenverzoek die naar kandidaten word verstuurd. - Selecteer het sjabloon voor 'Mailsjabloon (automatische e-mail voor het vernieuwen van het akkoord) *'
Een akkoord voor de privacyverklaring verloopt na enkele jaren. Deze mail verstuur je naar je kandidaten nadat de privacyverklaring verlopen is. - Selecteer het sjabloon voor 'Stuur X dagen voor einde termijn van privacy verklaring een e-mail, voor het vernieuwen van het akkoord *'
Deze mail verstuur je voordat de privacy verklaring verlopen is. Zo voorkom je dat kandidatendossiers verwijderd moeten worden.
- Selecteer de 'Afzender e-mailadres'
- Geef de berichten een 'Afzender naam'
- Voeg toe een 'Antwoord e-mailadres(voor het reageren)'
- Kies na hoeveel tijd een dossier verplaats word naar de prullenbak bij niet reageren.
'Verplaats het dossier naar de prullenbak X dagen na niet reageren op e-mail' - Maak een keuze na hoeveel tijd een dossier verplaats word naar de prullenbak bij niet akkoord.
'Verplaats het dossier naar de prullenbak X dagen nadat de relatie niet akkoord is gegaan *' - Selecteer een status waarbij kandidaten worden uitgesloten.
'Bij het verplaatsen van dossier naar de prullenbak moeten kandidaten met de volgende statussen worden uitgesloten.
Wanneer kandidaten 1 van deze statussen hebben of ooit hebben gehad worden ze niet naar de prullenbak verplaatst.' - Allerlaatst klik je op 'opslaan'
