In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een workflowregel aanmaakt. Weet je nog niet welke trigger of actie je nodig hebt? Bekijk dan eerst de artikelen Overzicht van alle triggers en Overzicht van alle acties.
Voorbereiding
Zorg dat de onderdelen die je in de regel wilt gebruiken al bestaan, bijvoorbeeld:
- de juiste statussen of types (via Stamtabellen);
- een e-mailsjabloon als je een e-mail wilt versturen;
- een workflow-tabblad als je een blok op je dashboard wilt tonen;
- een opgeslagen zoekprofiel of extra veld als je daarop wilt filteren.
Stap 1 – Nieuwe regel starten
- Ga naar Instellingen → Workflow en kies het subtabblad Workflow.
- Bovenaan staat het formulier Toevoegen. Bewerk je een bestaande regel, dan klik je op de regel in de lijst onderaan.
Stap 2 – Algemene instellingen
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Actief | Alleen actieve regels worden uitgevoerd. Tip: zet een nieuwe regel eerst op Nee tot je alles hebt gecontroleerd. |
| Tonen in overzichtscherm | Bepaalt of het resultaat als blok op het dashboard zichtbaar is (bij de actie “Tonen op workflow-tabblad”). |
| Titel | Een herkenbare naam. Bij workflowblokken is dit ook de titel van het blok. Bijvoorbeeld: Koppeling ‘Afgewezen’ → afwijzingsmail. |
| Toelichting | Uitleg over de regel. Bij workflowblokken wordt deze tekst bovenin het blok getoond. Beschrijf wat de gebruiker moet doen, bijvoorbeeld “Neem binnen 2 werkdagen contact op met deze kandidaten”. |
Stap 3 – Trigger kiezen
- Kies bij Trigger het moment of de situatie. De triggers zijn gegroepeerd per onderdeel (Kandidaten, Vacatures, Koppelingen, Gesprekken, Projecten, Contacten, enzovoort).
- Na het kiezen verschijnen extra voorwaarden, zoals de status, het aantal dagen (Limiet in dagen) en of je in weekdagen of werkdagen rekent (Type berekening).
Stap 4 – Actie kiezen
- Kies bij Actie wat er moet gebeuren. Je ziet alleen de acties die bij de gekozen trigger passen.
- Vul de instellingen van de actie in, zoals het e-mailsjabloon, de ontvangers of de nieuwe status.
Stap 5 – Volgorde en opslaan
- Kies bij Volgorde de positie. Bij workflowblokken bepaalt dit de plek van het blok op het workflow-tabblad.
- Klik op Opslaan. De regel verschijnt in de lijst Workflowregels met trigger, actie en details.
Handige knoppen
- Kopieer deze workflowregel – maak snel een variant, bijvoorbeeld dezelfde afwijzingsmail voor een andere status.
- Workflowregel importeren – kies een kant-en-klaar voorbeeld van Yellow Yard en pas het daarna aan (zie Voorbeelden en tips).
- Nieuw – leeg formulier voor een nieuwe regel.
Stap 6 – Testen
- Zet de regel op Actief: Ja.
- Voer de trigger uit op een testdossier (bijvoorbeeld de status van een testkoppeling wijzigen).
- Controleer het resultaat: de historie van het dossier, de verzonden e-mail of het workflowblok op je dashboard.
Goed om te weten
- Eén regel is één actie. Wil je bij status “Uitnodigen” een gesprek aanmaken én een uitnodiging versturen? Maak dan twee regels, een voor het gesprek, en bij het opslaan van het gesprek ook een regel.
- Let op kettingreacties. Een actie die een status wijzigt, kan een andere regel weer starten. Voorkom dat regels elkaar in een rondje laten lopen.
- Alleen bij laatste status – bij sommige status- en typewijzigingen kun je kiezen om alleen te wijzigen als er geen andere dossiers met actuele (of niet-actuele) statussen meer zijn. Zo zet je een kandidaat die nog in een andere procedure zit niet per ongeluk op een eindstatus.