Inleiding

Je kandidaten en contactpersonen feliciteren met een persoonlijke boodschap, maar dan geautomatiseerd zodat je ze nooit vergeet; dat klinkt fantastisch! Wij bieden de optie aan met de verjaardagsmail. Een handige tool die op basis van de ingevoerde (of geïmporteerde) geboortedatum een door jou samengestelde e-mail naar de kandidaat of contactpersoon stuurt.

Stappen

Onder het menu E-mail kies je de optie Sjablonen bewerken. Hier kun je alle e-mailsjablonen bewerken die binnen je Yellow Yard omgeving worden gebruikt, maar we raden aan om altijd een nieuw sjabloon te maken.

Kies voor Nieuw en voer de gegevens in. Probeer het veld Naam logisch op te bouwen, zodat je deze later eenvoudig terug kunt vinden in je sjabloonoverzicht. Omschrijving is een veld voor intern gebruik en is voor de ontvanger niet zichtbaar. Hierin leg je uit waarvoor je het sjabloon gebruikt. De Mail layout gebruiken kan het beste op Ja worden gehouden, zodat je e-mail wordt afgesloten met je persoonlijke handtekening.

De sjabloongegevens

Nadat je hebt aangegeven voor wie het sjabloon beschikbaar is en wat het type ontvanger is ga je naar de inhoud onder het kopje Sjabloon. Tip: maak hierbij vooral gebruik van de handige invulvelden onder het groene plusje! Je kunt daar bijvoorbeeld kiezen voor Voornaam waarmee je de mail veel persoonlijker maakt. Deze gegevens haalt Yellow Yard uit de database en worden in je sjabloon getoond als rode tekst.

Wil je dat anderen - bijvoorbeeld collega's - de mail ook standaard ontvangen? Vul deze dan in bij de velden Standaard ontvanger(s). Het kan namelijk enorm handig zijn als reminder, zodat ze de kandidaat of contactpersoon nog even opbellen voor een felicitatie. 

Het sjabloonveld met mogelijkheid om extra ontvangers toe te voegen

Zodra je e-mailsjabloon klaar is ga je naar de instellingen, te vinden bij het tandwiel rechts bovenin. Kies daarna voor Workflow om de verjaardagsmail in te stellen.

De instellingen vind je hier terug

Kies bij Workflow voor Nieuw en voer de Titel en Toelichting in. Zo kun je deze automatische actie op een later tijdstip eenvoudiger terugvinden. De Trigger en de Actie vul je in volgens het onderstaande voorbeeld, net als het e-mailadres dat je wilt gebruiken voor de automatische e-mails. Tot slot selecteer je het mailsjabloon. Dit is het sjabloon dat we eerder in dit artikel hebben gemaakt.

Het menu waar de actie kan worden ingesteld

Je automatische verjaardagsmail is nu ingesteld! Iedere kandidaat (of contactpersoon) die jarig is ontvangt automatisch een e-mail met personalisatie.