Inleiding
In dit artikel leggen we uit hoe je mailsjablonen kunt aanmaken en de sjabloon velden kunt gebruiken.
Uitleg
Allereerst gaan we beginnen om een mailsjabloon aan te maken, dit kan alleen als je een admin gebruiker bent.
Navigeer met de muis naar de E-mail knop, en klik vervolgens op Sjablonen bewerken
Je komt nu in het volgende overzicht terecht
Standaard sta je op het overzicht om een nieuw sjabloon toe te voegen, dat gaan we nu ook doen.
In dit overzicht heb je keuze uit heel veel velden, hier onder gaan we uitleggen waarvoor alles is.
| Veld | Waarvoor bedoeld? |
| Naam | Hier vul je de naam van het sjabloon in |
| Type | Kies hier E-mail |
| Kenmerk | Hoeft niet ingevuld te worden |
| Omschrijving | Hier kun je een omschrijving geven over het sjabloon en waarvoor het bedoeld is |
| Onderwerp | Hier vul je het onderwerp in van de mail, dit is ook wat de ontvanger ziet |
| Mail layout gebruiken | Geef hier aan of je de standaard mailhandtekening wilt gebruiken |
| Als subsjabloon gebruiken | Je kan een sjabloon in een sjabloon maken, als je deze op Ja zet wordt dit een subsjabloon |
| Actief | Of het sjabloon te gebruiken is of niet |
| Prioriteit | Hiermee kun je de prioriteit aangeven van de mail |
| Beschikbaar voor | Hier kun je de beschikbaarheid aangeven per vestiging |
| Soort ontvanger | Of de ontvanger een contactpersoon of kandidaat is |
| Taal | In welke taal het sjabloon is geschreven |
| Standaard ontvangers (Aan) | Hier kun je de standaard AAN ontvangers meegeven |
| Standaard ontvangers (CC) | Hier kun je de standaard CC ontvangers meegeven |
| Standaard ontvangers (BCC) | Hier kun je de standaard BCC ontvangers meegeven |
We gaan nu het sjabloon zelf maken, voor dit voorbeeld maken we een mail welke we naar een kandidaat sturen na aanleiding van een gesprek die op de dag van het versturen van de mail heeft plaats gevonden.
We willen de mail netjes beginnen door te zorgen dat de kandidaat geslacht en naam automatisch worden ingevuld. (voorbeeld: Beste heer/mevrouw en Voornaam)
Dit doen we door te beginnen met 'Beste' te typen, en vervolgens op het groene plusje te klikken (Via het groene plusje voeg je sjabloon velden toe)
Je krijgt nu een lijst te zien met opties, aangezien we de mail altijd richting de "ontvanger" sturen klikken we op Ontvanger, hierna krijg je nog meer opties te zien. We willen het geslacht (heer/mevrouw) hier tonen dus klikken we op "Geslacht (NL)". Je ziet nu in het oranje de tekst Geslacht (NL) toegevoegd aan het sjabloon. Dit is een sjabloon veld, hiermee wordt automatisch gekeken of de ontvanger een heer of mevrouw is en vult dit in op basis van de kandidaat gegevens.
We willen hier ook de naam tonen van de kandidaat, want dat maakt het wel een stuk persoonlijker.
Dus klikken we weer op het groene plusje, en dan op Ontvanger > Voornaam.
Nu hebben we ook het veld Voornaam staan in het oranje en zou je als het goed is dit moeten hebben:
Hieronder kun je de tekst aangeven wat je wilt versturen richting de kandidaat, in dit geval hebben we een informatie mail gekozen die over de organisatie gaat naar aanleiding van een informatief gesprek.
In de eerste zin geven we aan dat we n.a.v. ons contact (datum) de mail sturen, deze datum willen we graag automatisch invoeren. Dus gaan we weer op het groene plusje klikken, en in dit geval niet op Ontvanger, gezien het over de datum gaat. Onder Algemeen vind je de optie 'Huidige datum (01 januari 2099)'
Dit vult altijd de datum in in die notatie, dus op het moment van schrijven zou dit zijn: 18 mei 2022
Je zou nu ongeveer dit moeten hebben:
We gaan dit nu opslaan door onderaan op de groene knop Opslaan te klikken, en gaan we de mail testen (Je kan zoveel sjabloon velden toevoegen die je wilt om te testen)
Voor het voorbeeld sturen we de mail richting een voorbeeld kandidaat die Man is, en Victor heet.
Je kan op twee manieren een mail versturen met een sjabloon, via de kandidaat > email of via email > nieuwe mail.
In dit geval gaan we naar de kandidaat en klikken we op email, vervolgens komen we in een nieuw mail venster, hier kiezen we links boven aan de ronde groene plus en kiezen we het sjabloon welke we gemaakt hebben.
Daarna klikken we op voorbeeld bekijken en zien we het resultaat:
