Met Workflow automatiseer je terugkerende stappen in Yellow Yard en houd je overzicht over dossiers die aandacht nodig hebben. Je stelt workflowregels in volgens het principe: als dit gebeurt (trigger), doe dan dat (actie).
Wat kun je met workflow?
- Automatisch communiceren – bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging, uitnodiging of afwijzing naar een kandidaat, of een e-mail naar de opdrachtgever.
- Automatisch aanmaken – gesprekken, afspraken, contactmomenten, CV-feedbackverzoeken, accorderingen of documenten.
- Automatisch wijzigen – statussen van kandidaten, koppelingen, vacatures of projecten, de publicatie van een vacature, de eigenaar van een dossier.
- Overzicht houden – workflowblokken op je dashboard, zoals “Sollicitaties die langer dan 2 werkdagen niet zijn opgepakt”, met een stoplicht dat aangeeft hoe urgent iets is.
- Herinneren – e-mailreminders bij termijnen, zoals een aflopend contract, certificaat of een gesprek dat morgen plaatsvindt.
Belangrijke begrippen
| Begrip | Uitleg |
|---|---|
| Workflowregel | Eén trigger + één actie, met bijbehorende instellingen. Wil je meerdere dingen laten gebeuren op hetzelfde moment? Maak dan meerdere regels met dezelfde trigger. |
| Trigger | Het moment waarop de regel in werking treedt, bijvoorbeeld “Wijziging status koppeling” of “Koppeling periode X op status Y”. |
| Actie | Wat er gebeurt, bijvoorbeeld “Kandidaat e-mail sturen” of “Tonen op workflow-tabblad”. |
| Koppeling | Een kandidaat die gekoppeld is aan een vacature (een sollicitatie of procedure). |
| Workflow-tabblad | Een tabblad op je dashboard (Home) waarop workflowblokken staan, zoals “Workflow - Recruitment”. |
| Workflowblok | Een blok op een workflow-tabblad met de dossiers die op dit moment aan een voorwaarde voldoen. |
Twee soorten triggers
- Gebeurtenissen – de regel wordt direct uitgevoerd zodra er iets verandert of wordt aangemaakt. Voorbeeld: de status van een koppeling wordt “Afgewezen” → afwijzingsmail versturen.
- Tijd en situaties – de regel kijkt naar hoe lang iets al zo is, of naar een datum. Voorbeeld: een koppeling staat al 3 dagen op “Sollicitatie ontvangen” → tonen op het dashboard. Workflowblokken worden berekend op het moment dat je het blok opent, dus je ziet altijd de actuele situatie.
Waar vind je het?
Ga naar Instellingen → Workflow. Hier vind je twee subtabbladen:
- Workflow – workflowregels toevoegen, bewerken, kopiëren en importeren. Onderaan staat de lijst met alle bestaande regels.
- Workflow - Tabbladen – de tabbladen op je dashboard beheren waarop workflowblokken verschijnen.
Lees verder
- Een workflowregel aanmaken (stap voor stap)
- Overzicht van alle triggers
- Overzicht van alle acties
- Workflow-tabbladen en workflowblokken op je dashboard
- E-mails versturen via workflow
- Voorbeelden en tips