Is de koppeling met Saysimple ingesteld, dan app je met kandidaten en contactpersonen zonder Yellow Yard te verlaten. Alles staat bij het dossier, zodat je collega’s zien wat er is afgesproken.
De zijbalk openen
Klik rechtsboven op de groene WhatsApp-knop. De zijbalk schuift open met twee tabbladen:
- Chats — gesprekken die aan een Yellow Yard-dossier gekoppeld zijn.
- Onbekende nummers — gesprekken die binnenkwamen op het gekoppelde nummer, maar nog niet bij een dossier horen.
Onderin blader je met Vorige en Volgende door de lijst. Achter elk gesprek staat een icoon waarmee je het bijbehorende dossier opent.
Een gesprek starten
- Klik in de lijst op de persoon die je wilt appen. Het chatvenster opent.
- Kies onderin bij Kies WhatsApp sjabloon een sjabloon.
- De samenvoegvelden worden gevuld met gegevens uit het dossier. Controleer de tekst.
- Klik op Verstuur.
Staat het sjabloon dat je zoekt er niet bij? Dan is het nog niet goedgekeurd, of nog niet aangemaakt. Vraag je beheerder om het toe te voegen.
Het venster van 24 uur
Zolang de ontvanger nog niet heeft geantwoord, kun je alleen sjablonen sturen — dat is een regel van WhatsApp, niet van Yellow Yard. Zodra iemand antwoordt, gaat er een venster van 24 uur open waarin je vrij kunt typen. Daarna heb je weer een sjabloon nodig.
Praktisch: begin een gesprek liever aan het begin van de dag. Antwoordt iemand ’s ochtends, dan kun je de rest van de dag heen en weer appen.
Een onbekend nummer aan een dossier koppelen
Krijg je een bericht van iemand die Yellow Yard nog niet herkent, dan komt het gesprek binnen onder Onbekende nummers.
- Open het tabblad Onbekende nummers.
- Klik achter het gesprek op Toevoegen.
- Koppel het gesprek aan de juiste kandidaat of contactpersoon.
Daarna verhuist het gesprek naar het tabblad Chats en staat het bij het dossier.
Tips
- Houd het kort en persoonlijk. Een appje leest anders dan een e-mail.
- Koppel losse nummers meteen aan een dossier — dan hoeft je collega straks niet te zoeken.
- Reageert iemand met een sticker, spraakbericht of locatie, dan zie je in Yellow Yard de melding dat het bericht niet wordt ondersteund. Open het gesprek in dat geval in Saysimple.
- Denk aan privacy: wat je appt hoort bij het dossier en valt onder dezelfde bewaartermijnen als de rest van de kandidaatgegevens.
Als het niet werkt
| Wat je ziet | Wat je doet |
|---|---|
| Geen WhatsApp-knop in de zijbalk / rechtsboven | De koppeling staat uit of is nog niet ingesteld. Vraag je beheerder ernaar. |
| De lijst blijft leeg of laadt niet | Herlaad de pagina. Blijft het misgaan, laat je beheerder de sleutels controleren. |
| Geen sjablonen in de keuzelijst | Er is nog geen goedgekeurd sjabloon. Je beheerder maakt die aan bij de Saysimple-instellingen. |
| Je kunt niet typen in het berichtveld | De ontvanger heeft (nog) niet geantwoord. Start met een sjabloon. |