Een actie bepaalt wat er gebeurt als de trigger van een workflowregel optreedt. Je ziet alleen de acties die passen bij de gekozen trigger. Zo zijn bij tijdtriggers (zoals “periode X op status Y”) vooral tonen en herinneren beschikbaar, en bij statuswijzigingen bijna alle acties.
Tonen en herinneren
| Actie | Wat gebeurt er? | Instellingen |
|---|---|---|
| Tonen op workflow-tabblad | Dossiers die aan de trigger voldoen, verschijnen in een blok op je dashboard. | Tabblad, groep, extra informatie in het blok, stoplicht, sortering, zichtbaarheid. Zie Workflow-tabbladen en workflowblokken. |
| Reminder sturen via de e-mail | Er gaat een herinneringsmail naar de gekozen personen. | E-mailsjabloon, afzender, ontvangers (Aan/CC/BCC) |
| Automatische e-mail naar kandidaat (dagelijks om 8:00) | Kandidaat ontvangt ’s ochtends een e-mail, bijvoorbeeld een felicitatie. | Afzender, e-mailsjabloon |
| Infoblok tonen | De gebruiker krijgt een melding te zien na de wijziging, bijvoorbeeld “Vergeet het contract niet te uploaden”. | Inhoud infoblok |
Status of gegevens wijzigen
| Actie | Wat gebeurt er? | Instellingen |
|---|---|---|
| Wijziging status koppeling | De koppeling krijgt een nieuwe status. | Nieuwe status |
| Wijzig koppelingstatus en verstuur e-mail naar kandidaat | Statuswijziging en e-mail in één stap. | Status en e-mailinstellingen |
| Wijzig status koppeling op basis van zoekprofiel | Alleen koppelingen die in een zoekprofiel vallen krijgen een nieuwe status. | Nieuwe status, zoekprofiel |
| Kandidaat afwijzen | Kandidaat wordt afgewezen en ontvangt een afwijzingsmail. | Sjabloon, afzender, moment (direct, uur later, volgende (werk)dag 9:00), status na afwijzing |
| Statussen andere koppelingen met kandidaat aanpassen | Overige sollicitaties van dezelfde kandidaat krijgen een andere status. | Nieuwe status |
| Wijzigen status kandidaat | De kandidaatstatus wijzigt, bijv. naar “Personeel”. | Status, alleen bij laatste status |
| Wijzigen status vacature / Pas veldwaarde aan | De vacature krijgt een andere status. | Status |
| Urgentie vacature | Vacature wordt (niet) als urgent gemarkeerd. | Ja/Nee |
| Publiceren in-/uitschakelen | Vacature wordt online of offline gezet. | Aan/uit, kanalen (website, extra websites, intranet, online solliciteren), publicatietermijn |
| Wijzig type contact | Organisatie krijgt een ander type. | Type, alleen bij laatste status |
| Wijzigen status project / Wijzig project datum | Project krijgt een andere status of datum. | Status / type datum |
| Wijzig kandidaat beschikbaarheidsdatum | Beschikbaarheidsdatum wordt bijgewerkt, bijv. op basis van de einddatum van een project. | Wanneer wijzigen, te controleren velden |
| Wijzig urendeclaratie (status) | Urendeclaraties krijgen een nieuwe status. | Nieuwe status, alleen bij huidige status |
| Wijzig eigenaar dossier | Eigenaar wordt aangepast. | Types, ingelogde gebruiker of vaste eigenaar |
| Bewerk abonnementen | Mailagent-abonnement van contactpersoon aanpassen. | Actief, frequentie, type contact |
Iets aanmaken
| Actie | Wat gebeurt er? | Instellingen |
|---|---|---|
| Nieuwe afspraak | Een afspraak of taak in de agenda. | Type, onderwerp, datum (relatief), locatie, omschrijving, aanwezigen, als taak, alarm |
| Nieuw contactmoment | Een regel in de historie van het dossier. | Type, onderwerp |
| Aanmaken gesprek | Een gesprek bij de koppeling. | Type gesprek, gesprek met, locatie |
| Aanmaken cv feedback | Opdrachtgever krijgt een verzoek om feedback op het cv. | Ontvanger (primair/alternatief), anoniem, e-mailsjabloon |
| Aanmaken accordering | Een accorderingsverzoek, bijv. voor een plaatsing of vacaturetekst. | Naar wie, type, status, e-mail |
| Aanmaken privacy historie | Vastlegging voor de AVG-administratie. | Onderwerp, omschrijving |
| Opstellen document | Een document op basis van een documentsjabloon. | Documentsjabloon |
| Nieuw contract | Een contract bij de organisatie. | Type, status, producten |
| Kopieer waardes naar ander onderdeel | Gegevens overnemen, bijv. van koppeling naar project of van project naar werkervaring. | Kopieeractie |
| Kopieer koppeling | Een kopie van de koppeling. | Status van de kopie |
| Kopieer vacaturetekst-sjabloon naar vacature | Vaste teksten in de vacature zetten (overschrijft bestaande teksten). | Vacaturetekstsjabloon |
Communicatie
| Actie | Ontvanger(s) |
|---|---|
| Kandidaat e-mail sturen | Kandidaat en/of andere betrokkenen (Aan/CC/BCC), met optioneel bijlagen van de koppeling |
| Opdrachtgever e-mail sturen / naar factuuradres sturen | Opdrachtgever |
| E-mail naar contactpersoon / E-mail contactpersoon | Contactpersoon of andere betrokkenen |
| E-mail naar personen bij gesprek | Kandidaat en/of aanwezigen van het gesprek |
| E-mail naar e-mailadressen in e-mailsjabloon | Vaste adressen uit het sjabloon (bijv. een interne mailbox) |
| Verstuur interview uitnodigingen | Kandidaat en contactpersonen, eventueel met agenda-uitnodiging (ICS) |
| Verstuur privacystatement | Kandidaat, per e-mail of WhatsApp |
| WhatsApp-bericht sturen / Stuur WhatsApp bericht naar kandidaat | Kandidaat of betrokkene (WhatsApp-koppeling nodig) |
Meer over de verzendinstellingen lees je in E-mails versturen via workflow.
Verwijderen en koppelingen (let op)
| Actie | Toelichting |
|---|---|
| Kandidaat naar prullenbak | Kandidaat wordt naar de prullenbak verplaatst. Gebruik dit alleen bewust, bijvoorbeeld voor AVG-opschoning. |
| Verwijder gesprekken van type X | Geplande gesprekken van een type worden verwijderd, bijvoorbeeld als een kandidaat wordt afgewezen. |
| Kandidaat doorzetten naar AFAS | Alleen beschikbaar met de AFAS-koppeling. |