Veel workflowregels versturen een e-mail, bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging, uitnodiging, afwijzing of herinnering. In dit artikel lees je welke instellingen je daarbij hebt.
Voorbereiding: e-mailsjabloon
Elke e-mailactie gebruikt een e-mailsjabloon. Maak het sjabloon eerst aan en gebruik daarin variabelen (zoals de naam van de kandidaat en de vacature), zodat de e-mail persoonlijk wordt.
Verzendinstellingen
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Automatisch versturen | Ja: de e-mail wordt verstuurd. Nee: de e-mail wordt klaargezet, zodat je hem eerst kunt controleren. |
| E-mailadres (verzendaccount) | De mailbox waarmee wordt verstuurd (IMAP/SMTP of Microsoft 365). |
| Moment van versturen na uitvoeren workflowregel | Direct, 5/15/30 minuten later, 1/2/4 uur later, op een vast tijdstip (06:00, 09:00, 12:00, 15:00, 17:00) of 1 tot 4 dagen later. |
| Vanaf welk e-mailadres versturen | Het afzenderadres dat de ontvanger ziet. |
| Selecteer e-mailsjabloon | Het sjabloon met onderwerp en tekst. |
Ontvangers
Bij de meeste e-mailacties kies je per veld (Aan, CC, BCC) wie de e-mail ontvangt, bijvoorbeeld:
- Kandidaat
- Contactpersoon of opdrachtgever van de koppeling
- Eigenaar (van de vacature)
- Intern of extern contactpersoon
- Adviseur
Bij E-mail naar personen bij gesprek kies je uit de kandidaat en de aanwezigen. Bij E-mail naar e-mailadressen in e-mailsjabloon staan de ontvangers vast in het sjabloon.
Bijlagen meesturen
Bij e-mails vanuit een koppeling kun je bijlagen van de koppeling meesturen, per type bijlage (bijvoorbeeld het cv of de motivatie). Bij gepersonaliseerde e-mails aan meerdere ontvangers is dit niet mogelijk.
Interviewuitnodigingen
Met Verstuur interview uitnodigingen stuur je een uitnodiging voor een gesprek. Extra instellingen:
- een apart sjabloon voor een digitaal gesprek;
- ICS van gesprek toevoegen, zodat de ontvanger het gesprek in zijn agenda kan zetten;
- welk e-mailadres van de kandidaat en contactpersonen gebruikt wordt, en in welke volgorde (e-mail, e-mail werk, tweede of derde adres);
- uitnodiging opnieuw versturen na opslaan als het gesprek wordt gewijzigd.
Afwijzen
Met de actie Kandidaat afwijzen (bij binnenkomende sollicitaties) kies je het afwijzingssjabloon, de afzender, het moment van versturen (direct, een uur later, volgende dag 9:00 of volgende werkdag 9:00) en de status die de koppeling daarna krijgt.
Tips
- Verstuur afwijzingen niet direct, maar bijvoorbeeld de volgende werkdag om 9:00. Dat voelt persoonlijker en geeft je tijd om een fout te herstellen.
- Twijfel je? Zet Automatisch versturen op Nee en controleer de e-mails eerst.
- Test een e-mailregel altijd eerst met een testkandidaat met je eigen e-mailadres.