Met workflowblokken zie je op je dashboard in één oogopslag welke dossiers aandacht nodig hebben, bijvoorbeeld sollicitaties die nog niet zijn opgepakt of offertes die nagebeld moeten worden. Blokken staan op workflow-tabbladen onder Home.

Stap 1 – Workflow-tabblad aanmaken

1. Ga naar Instellingen → Workflow → Workflow - Tabbladen.
2. Vul de velden in:
   • Naam tabblad – bijvoorbeeld “Workflow - Recruitment” of “Workflow - Sales”.
   • Status – Ingeschakeld of Uitgeschakeld.
   • Volgorde – positie van het tabblad.
   • Omschrijving – waar het tabblad voor bedoeld is.
   • Opnemen in hoofdmenu – Ja als het tabblad ook in het hoofdmenu moet staan.
   • Tussenkopjes – optioneel: kopjes met omschrijving om blokken te groeperen (bijvoorbeeld “Nieuw”, “In procedure”, “Afronden”).
3. Sla op. Er is altijd ook een standaard tabblad Workflow.

Stap 2 – Workflowregel met “Tonen op workflow-tabblad”

1. Maak een workflowregel met een tijd- of situatietrigger, zoals Koppeling periode X op status Y.
2. Kies als actie Tonen op workflow-tabblad.
3. Zet Tonen in overzichtscherm op Ja.
4. De Titel wordt de titel van het blok, de Toelichting staat bovenin het blok.

Instellingen van het blok

Extra informatie in het blok

Afhankelijk van het onderdeel kun je extra informatie per dossier tonen, bijvoorbeeld:

• bij koppelingen: gespreksdata van een type gesprek, CV-feedback, bijlagen (per type) en adviezen;
• bij organisaties: contracten, laatste contactmomenten (1 t/m 5) en agenda-items van gekozen types.

Stoplicht

Met het stoplicht zie je hoe lang een dossier al in het blok staat.

• Gebruik stoplicht – Ja/Nee.
• Kleuren en aantal dagen – bijvoorbeeld groen tot 2 dagen, oranje vanaf 3 dagen, rood vanaf 5 dagen.
• Weergave – een gekleurde cirkel, het aantal dagen in tekst, of het aantal dagen inclusief datum.
• Datum berekenen op basis van – datum wijziging dossier.
• Aantal dagen voor / na en Berekening in werkdagen – hoe het aantal dagen wordt geteld.

Plaats en zichtbaarheid

• Richting sortering datum – oud naar nieuw of nieuw naar oud.
• Selecteer workflow-tabblad – op welk tabblad het blok staat.
• Selecteer workflow-groep – onder welk tussenkopje.
• Volgorde – de positie van het blok.
• Zichtbaar in – de Admin-omgeving en/of het Managersportal.
• Geldend voor de volgende gebruikers – alle gebruikers, een vestiging of specifieke gebruikers.

Werken met een workflowblok

Op het dashboard toont een blok de titel, het aantal dossiers (teller), de toelichting en per dossier de datum, de naam en eventueel het stoplicht. Rechtsboven in het blok kun je:

• de sortering omdraaien;
• een link naar het blok kopiëren;
• het blok verversen;
• naar de instellingen van de workflowregel gaan;
• het blok verbergen.

Een blok wordt berekend op het moment dat je het opent. Je ziet dus altijd de actuele stand: zodra je een dossier oppakt (bijvoorbeeld de status wijzigt), verdwijnt het uit het blok.

Tips

• Maak per fase in je proces een blok en zet ze in de volgorde van je proces.
• Schrijf de toelichting als opdracht: “Bel deze kandidaten binnen 2 werkdagen”.
• Beperk blokken tot de mensen voor wie ze bedoeld zijn, zodat het dashboard overzichtelijk blijft.
• Gebruik Workflowregel importeren voor kant-en-klare blokken voor recruitment, vacatures, sales en uren.