Inleiding
Om de rapportage module in te kunnen stellen moeten de statussen in fases gezet kunnen worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld, sollicitatie ontvangen, 1ste gesprek, 2de gesprek, voorgesteld aan opdrachtgever etc. We zetten de dossiers in fases door ze een status te geven die veranderd bij iedere volgende fase. Hieronder zie je een Proces bord, waarbij status 'Sollicitatie ontvangen' in fase 'Nieuw' is gezet, '1ste gesprek' is in fase 'Gesprekken' en status 'Afgewezen' in fase 'Afgehandeld'.
In het onderstaande voorbeeld maken we een Proces bord aan voor het beheren van kandidaten. Wanneer je een rapportage maakt gebruikt het systeem deze informatie.
Nadat je het Proces bord hebt ingesteld kun je een rapportage maken. Daarvoor kun je deze handleiding volgen.
Let op: Wanneer u een stamtabel wijzigt, behouden bestaande dossiers (vacatures, kandidaten etc) de oude waarden van deze stamtabel. Zodoende is het belangrijk dat u bij aanvang van het gebruik van Yellow Yard de stamtabellen juist inricht. Een medewerker van Yellow Yard kan u hierin assisteren.
Stappen
- Open de 'Instellingen' via het tandwieltje rechtsboven in het scherm.
- Klik op 'Stamtabellen'.
- Open 'Koppeling – Status'.
Dit is de status die op het dossier van de kandidaat komt te staan.
- Op basis van je eigen workflow voer je hier de stappen in als statussen.
In dit voorbeeld gebruiken we de statussen, 'Sollicitatie ontvangen', '1ste gesprek', '2de gesprek', 'Voorgesteld aan opdrachtgever' etc.
- Het Kolom 'Type' geeft aan of het dossier actueel is, niet actueel is, of verwijderd moet worden.
In dit voorbeeld is 'Sollicitatie ontvangen' een 'Actueel dossier' omdat hier nog in gewerkt moet worden. 'Afgewezen' is een 'Niet actueel dossier' omdat het dossier is afgehandeld. Je kunt op het kandidatenoverzicht filteren op actuelen of niet actuele kandidaten.
- Kies een 'Fase' De Fase bepaalt in welk werkblok je kandidaat zal worden getoond. In ons voorbeeld zijn dit vier verschillende fasen: 'Nieuw', 'Afgehandeld', 'Gesprekken' en 'Beoordeling'. De fases geven het fasebord een structuur die weer gebruikt kan worden voor de rapportages.
- Bij in proces kies je of de kandidaat-status nog 'In proces' is, 'Aangenomen' of 'Afgewezen'.
Het proces geeft duidelijkheid of een kandidaat is aangenomen, afgewezen of nog in een proces zit.
Stel een kandidaat is in de afgehandeld fase, dan wil je duidelijk hebben of iemand is aangenomen of afgewezen. Daarom staat de status 'Afgewezen' op 'Fase' 'Afgehandeld' en 'Proces' 'Afgewezen'.
- Herhaal de stappen voor 'Vacature – Status'.
Ook hier geef de statussen een fase voor de rapportage. - Herhaal de stappen ook voor 'Project - Status'.
Geef de statussen hier ook een fase.
- Ga naar het vacatureoverzicht en open het tabblad 'Proces overzicht'.
- Met de instellingen uit ons voorbeeld ziet het er dan als volgt uit, en heb je je alvast voorbereid richting de nieuwe rapportage module!