Heb je Stiply nog niet en wil je het graag gebruiken? Lees dan dit artikel om te zien wat hiervoor benodigd is!
Inleiding
De Stiply-integratie stelt de gebruiker in staat om vanuit Yellow Yard documenten digitaal te ondertekenen.
Op dit moment is het alleen mogelijk om vanuit de Projecten module documenten te ondertekenen
Stappen
Het digitaal laten ondertekenen van documenten is alleen mogelijk na configuratie van de document sjablonen welke de klant ondertekend wilt hebben vanuit Yellow Yard. Ook wordt er in de standaard configuratie ervan uit gegaan dat er een extern contactpersoon is ingevuld bij het project.
Contract genereren
Voordat we helemaal ingaan op het scherm van het ondertekenen, hebben we eerst een korte uitleg hoe je een document/contract maakt.
- Ga naar een Project waarbij je het document wil laten ondertekenen
- Klik op de top-icon ‘Contracten’ of ‘Documenten’
Er verschijnt nu een overlay waarin je het document dat je wilt genereren kunt kiezen. - Kies het document klik op ‘Opslaan bij project’
Het document is nu gegenereerd. Je komt in een overlay waar je de bijlage kunt bewerken en door kunt gaan naar Stiply. - Klik op ‘Naar ondertekenen’
Je komt nu in het scherm terecht om het ondertekenverzoek naar de ondertekenaars te versturen.
Ondertekenverzoek versturen
Wanneer je een bijlage hebt gegenereerd krijg je na het klikken op ‘Naar ondertekenen’ het onderstaande formulier te zien.
Het formulier bestaat uit twee onderdelen:
- Ondertekenaars
- Ondertekenverzoek
Vul het formulier in en klik daarna op ‘Ondertekenverzoek versturen’.
Voor verdere uitleg van de velden hieronder een omschrijving per veld.
Ondertekenaars
Op basis van het documentsjabloon en de gekoppelde contactpersonen/kandidaat bij het project worden de ondertekenaars ingevuld.
De ondertekenaars staan op volgorde van hoe ze in het gegenereerde document staan. Dit is ook de volgorde van ondertekenen. Zodra de eerste persoon heeft getekend, krijgt de volgende persoon een uitnodiging om te ondertekenen en zo verder.
Hieronder per veld een korte beschrijving:
- Ondertekenaar – Naam van diegene die het ondertekend
- E-mail – Het e-mailadres waar het verzoek om te ondertekenen naar toe gaat
- Authenticatie [E-mail|SMS] – Hiermee kan aangegeven worden hoe de verificatie van de identiteit en authenticatie van de digitale handtekening vastgelegd moet worden. E-mail is de meest simpele vorm. Bij SMS moet de ondertekenaar eerst een code invullen voor het ondertekenen.
- Rol [Ondertekenaar|Alleen lezen] – Dit geeft aan of de persoon in de rij kan onderteken (ondertekenaar) of dat hij/zij het proces kan volgen en een kopie ontvangt van de gesigneerde documenten.
- Bericht – Hierin kan een persoonlijk bericht richting de ondertekenaar/lezer geplaatst worden.
Ondertekenverzoek
In het tweede deel van het formulier vul je de algemene gegevens in behorende bij het ondertekenverzoek. Het gaat hierbij om de volgende zaken:
- Ondertekentermijn – Hiermee geef je aan binnen welke termijn vanaf het versturen het verzoek kan ondertekenen
- E-mailbericht – Te ondersteuning bij het ondertekenverzoek in dit veld een begeleide e-mail geschreven worden.
- Eventuele sjablonen kunnen toegevoegd worden via Instellingen - Sjablonen externe koppelingen. Kies bij bij het veld ‘Te gebruiken binnen’ voor de optie ‘Stiply’.
- Opmerkingen – Hierin kun je opmerkingen voor intern gebruik plaatsen